La politique en matière de protection des renseignements personnels

La Cité Universitaire de la Santé Des Femmes est un projet incubé et propulsé par le Quartier de l’Innovation en Santé (QIS).

Le QIS recueille, pour la Cité Universitaire de la Santé Des Femmes (CUSDF), certains renseignements personnels, notamment par l’intermédiaire de son site Web, afin de réaliser sa mission, de mener ses activités et d’adapter ses outils.

Ces renseignements sont recueillis et utilisés conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière dont le QIS recueille, utilise et protège vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées suivantes :

Stéfanie Tran, Vice-Présidente Exécutive, QIS
Par courriel : info@qisante.ca

Collecte et utilisation de données

Nous recueillons les données personnelles suivantes :

Coordonnées : votre nom, poste, rôle, société ou organisme, numéro de téléphone (y compris votre numéro de téléphone cellulaire si vous l’avez indiqué), adresse électronique et adresse postale ;
Renseignements provenant de sources publiques : par exemple, LinkedIn et d’autres réseaux ou répertoires professionnels ou des publications Internet similaires ;
Abonnements/préférences : lorsque vous vous abonnez pour recevoir des documents d’information, des mises à jour ou des bulletins d’informations (ex : infolettres), ainsi que les préférences que vous indiquez en matière de consentement, afin de nous aider à définir les documents qui vous intéressent ;
Données recueillies dans le cadre d’événements et d’activités : votre présence aux différentes activités (événements, webinaires, ateliers, groupe de discussion, comité citoyen, comité d’experts) que nous organisons et les formulaires d’évaluation que vous avez remplis à l’égard de ces activités ;
Données recueillies sur les membres, partenaires et collaborateurs : nous pouvons recueillir certains renseignements personnels lorsque vous devenez membre, partenaire ou collaborateur, ou lorsque vous participez à nos activités ou projets. Ces renseignements peuvent notamment inclure votre nom, vos coordonnées, votre affiliation organisationnelle ainsi que toute autre information nécessaire à la gestion de votre adhésion, de votre participation ou de nos relations avec vous ;
Données sur les fournisseurs : si vous fournissez des services au QIS, vos coordonnées et celles de votre société ou organisme et d’autres renseignements à votre sujet ou au sujet de votre société ou organisme;
Données recueillies auprès des candidats à un emploi, concours ou prix : lorsque vous soumettez votre candidature pour un emploi, un concours ou un prix, nous pouvons recueillir certains renseignements personnels vous concernant afin d’analyser votre candidature et d’effectuer les suivis nécessaires. Ces renseignements peuvent notamment inclure votre nom, vos coordonnées, ainsi que les informations contenues dans les documents ou formulaires que vous nous transmettez (par exemple : curriculum vitæ, lettre de motivation ou autres informations relatives à votre parcours personnel ou professionnel) ;
Identifiants d’accès : le cas échéant, le nom d’utilisateur, le mot de passe ou tout autre identifiant permettant d’accéder à certaines plateformes, espaces sécurisés ou services en ligne mis à la disposition des membres, partenaires ou participants ;
Médias sociaux : les publications, les clics sur les boutons « J’aime » et vos autres interactions avec nous sur les médias sociaux ;
Renseignements techniques et de navigation : lorsque vous accédez à notre site Web ou utilisez nos services technologiques, certains renseignements peuvent être recueillis automatiquement, notamment votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, votre système d’exploitation, le type d’appareil utilisé, ainsi que des renseignements relatifs à votre navigation sur le site (par exemple les pages consultées, la durée des visites et les interactions avec les pages) ;
Renseignements personnels sensibles ou particuliers : dans certaines circonstances, nous pourrions être amenés à recueillir des renseignements personnels de nature plus sensible. Par exemple, dans le cadre de l’organisation d’événements ou de réunions, nous pourrions recueillir des informations relatives à des restrictions alimentaires, des besoins particuliers liés à l’accessibilité ou à des mesures d’accommodement afin de répondre adéquatement aux exigences ou préférences des participants. Si ces renseignements ne sont pas fournis, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de prendre les mesures nécessaires pour accommoder ces besoins.

Le QIS pourrait devoir obtenir les données personnelles suivantes :

Catégories particulières de données personnelles : les restrictions alimentaires, les besoins particuliers liés à un handicap ou des exigences similaires à respecter dans le cadre d’événements ou de réunions. Si vous ne nous fournissez pas ces renseignements, nous pourrions ne pas être en mesure de répondre à vos besoins ou de respecter vos préférences.

Fins auxquelles nous utilisons vos données personnelles

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

Gestion des relations avec les membres, partenaires et collaborateurs : administrer les adhésions, maintenir à jour les coordonnées et gérer les relations avec les personnes et organisations qui participent à nos activités ou à nos projets ;
Réalisation de notre mission et de nos activités : planifier, organiser et administrer les activités de l’organisme, notamment des projets, événements, webinaires, ateliers, consultations, groupes de discussion, comités, publications ou autres initiatives liées à notre mission ;
Communications : communiquer avec vous afin de vous transmettre des informations, des nouvelles, des invitations à des activités, des infolettres ou d’autres communications relatives à nos activités ;
Gestion des inscriptions et des participations : traiter les inscriptions à nos activités, assurer le suivi de votre participation et, le cas échéant, recueillir des évaluations ou commentaires afin d’améliorer nos activités ;
Gestion des fournisseurs et partenaires de services : administrer nos relations avec les fournisseurs, prestataires de services et autres partenaires, notamment pour la gestion des contrats, des services rendus et des paiements ;
Administration et gestion interne : assurer la gestion administrative et financière de l’organisme, y compris la gestion des contributions financières, des paiements, des dons et des reçus, le cas échéant ;
Fonctionnement et amélioration du site Web et des services technologiques : analyser l’utilisation de nos plateformes numériques et assurer leur bon fonctionnement, leur sécurité et leur amélioration ;
Respect des obligations légales : se conformer aux exigences prévues par les lois et règlements applicables, notamment celles prévues par la Loi 25.

Communication, conservation et protection des renseignements personnels

1. Communication des renseignements personnels

Nous pouvons communiquer certains renseignements personnels à des tiers lorsque cela est nécessaire à la réalisation de nos activités ou à la prestation de services liés à notre mission. Ces tiers peuvent notamment inclure :

des fournisseurs de services ou partenaires qui nous assistent dans l’organisation d’activités, la gestion de notre site Web ou l’administration de nos systèmes technologiques ;
des fournisseurs de services professionnels (par exemple des services comptables, informatiques ou de paiement) ;
des autorités publiques ou organismes gouvernementaux lorsque la loi l’exige.

Dans tous les cas, nous limitons les renseignements communiqués à ceux qui sont nécessaires à l’exécution des services demandés et nous nous assurons que ces tiers protègent adéquatement les renseignements personnels.

2. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour respecter les obligations légales applicables. Une fois cette période écoulée, les renseignements sont détruits ou anonymisés conformément à nos pratiques de gestion de l’information.

3. Sécurité des renseignements personnels

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la communication ou l’utilisation non autorisée.

Toutefois, aucun mécanisme de transmission de renseignements sur Internet n’est entièrement sécurisé. Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des renseignements transmis par voie électronique.

4. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez de certains droits à l’égard de vos renseignements personnels, notamment :

le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
le droit de demander la rectification de renseignements personnels inexacts ou incomplets;
le droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels lorsque cela est applicable.

Pour exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées dans la présente politique.

5. Témoins de connexion (cookies)

Notre site Web peut utiliser des témoins de connexion et d’autres technologies similaires afin de recueillir certains renseignements sur l’utilisation du site, notamment pour améliorer son fonctionnement et l’expérience des utilisateurs.

6. Liens vers des sites externes

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web exploités par des tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces sites en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité.

7. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nous conformer à toute modification législative ou réglementaire applicable ou d’adapter la politique aux changements organisationnels et aux activités de l’organisme.

Nous joindre

Pour toute question concernant la présente politique ou la gestion de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels du QIS.

La personne responsable peut être jointe par courriel à l’adresse suivante :

Stéfanie Tran, Vice-Présidente Exécutive, QIS
info@qisante.ca